Cách soạn email chuyên nghiệp giúp bạn thuận lợi hơn trong công việc

cách soạn email

Cách soạn email chuyên nghiệp là một kỹ năng không thể thiếu hàng ngày của nhân viên văn phòng.

Email dùng để trao đổi thông tin một cách thuận tiện và nhanh chóng.

Nếu bạn là nhân viên văn phòng, thường xuyên sử dụng email như một kênh thông tin chính thống,

thì bài viết này sẽ giúp bạn biết cách dùng nó như một công cụ PR thương hiệu cá nhân.

Sau đây KQT Blog xin gửi đến các bạn cách soạn và gửi một email chuyên nghiệp. Hỗ trợ bạn thăng tiến trong sự nghiệp.

Cách soạn email chuyên nghiệp

Bước 1: Đặt tiêu đề cho email

Nên đặt tiêu đề cho email bắt đầu bằng một từ gợi nhớ đến một chủ đề hay tên một dự án, cộng với tiêu đề chính, phần tiêu đề chính không nên viết tắt, hoặc viết không có dấu tiếng Việt.

Tiêu đề phải rõ ràng, dễ hiểu, giúp truyền tải thông tin ban đầu về một chủ đề nào đó mà chủ email muốn gửi, đồng thời nó giúp ích cho bạn tìm kiếm lại nội dung email liên quan bằng cách gõ từ gợi nhớ này.

Ví dụ:

  •  [Tên dự án] + Chủ đề email cần gửi (có thể viết thường hoặc in hoa).
  •  [VHGR]_Công văn gia hạn bão lãnh tạm ứng tòa Aqua3_Lần 2
  •  [VHGR]_SỐ LIỆU KHẢO SÁT THỰC TẾ LỔ MỞ TẦNG 15 TÓA AQUA3_LẦN 2

Trong đó:

  • “VHGR” là tên viết tắt của dự án Vinhomes Golden River
  • “SỐ LIỆU KHẢO SÁT THỰC TẾ LỔ MỞ TẦNG 15 TÒA AQUA3” là chủ đề mà người gửi email đang muốn đề cập đến.
  • “_Lần 2” là biểu thị số lần đã gửi liên quan đến chủ đề trước đó.

Bước 2: Đính kèm tập tin

Nên đính kèm tập tin trước khi soạn thảo, để đảm bảo tập tin hoặc link liên kết của tài liệu đã được đính kèm, tránh việc thiếu sót sau khi gửi thư, bởi email đã gửi thường không thể hoàn tác lại được nếu chưa cài chế độ 30s hoàn tác, bạn hãy tìm hiểu chi tiết thêm về cài đặt thêm tính năng này nếu chưa bật: “Bật tính năng hoàn tác gửi trên GMAIL để thu hồi MAIL vừa gửi”

Nếu tệp đính kèm là một tập tin có dung lượng nhỏ hơn 25MB:

  • Khi bạn đính kèm một tập tin vào trong email thì bạn nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính như định dạng file pdf, doc, xls …
  • Nếu trường hợp có nhiều file thì bạn nên nén lại thành file “.zip” hoặc file “.rar”. Ngoài ra file đính kèm trong email nên được đặt tên rõ ràng.

Nếu tệp đính kèm là một tập tin có dung lượng lớn hơn 25MB:

  • Lúc này nếu bạn dùng Gmail sẽ báo lỗi tập tin quá lớn, giải pháp cho trường hợp này là bạn nên tải lên Google Drive hoặc một dịch vụ lưu trữ đám mây, sau đó copy link đã đặt chế độ chia sẽ để đính kèm vào nội dung email.
cách soạn email chuyên nghiệp
Click chuột phải chọn chia sẽ
soạn email chuẩn
Chọn chia sẻ liên kết với chế độ bật bất cứ ai có liên kết đều có thể xem
cách soạn email chuyên nghiệp
Copy link dán vào nội dung email cần gửi, bất kỳ ai có liên kết đều có thể truy cập được nội dung được chia sẻ

Bước 3: Soạn nội dung cho email

Thông thường một email sẽ có 3 phần chính, đó là Mở bài, Thân bài và Kết bài.

Mở bài: Phần mở bài chứa nội dung chào hỏi, mở đầu một cho nội dung chủ đề đang muốn đề cập, hoặc đặt vấn đề, câu hỏi để từ đó giải quyết trong phần nội dung email.

Sử dụng các từ chào hỏi, kính trọng như: “Dear”, “hi”, “kính gửi”…

Thân bài: Đây là phần thể hiện nội dung email, tức là phần đề cập đến giải quyết vấn đề đã đặt ra.

  • Cấu trúc mạch lạc dễ theo dõi
  • Nội dung dễ hiểu, in đậm những thông tin quan trọng.
  • Ngôn từ lịch sự, tôn trọng người nhận email.

Kết bài: Đây là phần kết thúc nội dung email, thể hiện rõ sự mong muốn, chốt lại hoặc kết luận vấn đề.

  • Thanks & B. Regards..
  • Trân trọng cám ơn..
mẫu email chuyên nghiệp
Một dạng email mẫu tham khảo

Bước 4: Kiểm tra soát lỗi email

Một trong những bước cũng không kém phần quan trọng trong quy trình viết email theo chuẩn đó là công đoạn kiểm tra lại nội dung email và file đã đính kèm.

Vì nó thể hiện sự chuyên nghiệp và khoa học của bạn.

Một bức email nhiều lỗi chính tả thể hiện sự thiếu tôn trọng với người nhận.

Hay một email và gửi chưa đính kèm file vì lỗi nào đó cũng là một rắc rối không hề nhỏ khi thư gửi đến người nhận.

Bước 5: Nhập địa chỉ email người nhận

Sở dĩ việc nhập email người nhận được thực hiện ở gần cuối các bước viết email theo chuẩn là vì để hạn chế tối đa việc email chưa hoàn thành nhưng lỡ tay bạn bấm gửi thì lúc đó sẽ không thể cứu vãn.

Hãy viết nội dung thật hoàn hảo, sau đó mới tới địa chỉ người nhận và click để gửi đi.

Kiểm tra địa chỉ người nhận trước khi ấn nút send nếu không muốn gửi nhầm tới địa chỉ email khác.

Chú ý: sắp xếp thứ tự người nhận email theo nguyên tắc: chức vụ thấp đứng trước, chức vụ cao đứng sau, nhằm mục đích phân tầng thứ tự cấp bậc, người nhận dễ nhận biết và thể hiện sự tôn trọng cấp trên.

Nhập địa chỉ email sẽ có nhiều loại người nhận:

  • Người nhận: là những người chính thức nhận thông tin trực tiếp để tiến hành thực hiện công việc.

CC và BCC: là những người cùng nhận và xem nội dung email, nhưng không phải là người nhận chính, chỉ để nắm thông tin.

  • CC và BCC có một tính năng chung đó là sử dụng khi gửi email cho nhiều người cùng một lúc. Nhưng khác nhau ở chỗ là:

CC là kiểu gửi hữu ích khi bạn muốn một vài người khác nhận được bản sao của email, nhưng họ không phải người nhận chính.

Khi bạn sử dụng CC thì tất cả những người nhận thư sẽ nhìn thấy danh sách email của những người cũng nhận được thư đó.

Chính vì thế mà bạn có thể sử dụng tính năng CC để gửi thư cho nhiều thành viên trong cùng một lớp học, cùng một nhóm vì cái này bạn có thể hiển thị công khai và không cần phải bảo mật thông tin, danh tính.

BCC là kiểu gửi hữu ích khi bạn muốn gửi các bản copy đến những người khác, và không muốn họ biết về việc bạn gửi thêm các bản copy cho người khác.

Ngoài ra khi bạn gửi cùng một email đến danh sách rất nhiều địa chỉ nhưng bạn không muốn những người nhận email biết bạn gửi thu này cho những ai thì bạn sử dụng kiểu gửi Bcc đề hạn chế thông tin này.

Tính năng BCC là: mặc dù bạn gửi nội dung cho nhiều người cùng một lúc nhưng không ai nhìn thấy ai cả.

Chính vì vậy mà bạn hãy sử dụng BCC trong trường hợp cần bảo mật danh tính của người khác.

cách soạn email
CC, BCC là các cách người nhận email

Bước 6: Gửi email

Các bạn nhớ tìm hiểu phần cài đặt “cách hoàn tác thư vừa gửi”. Tuy nhiên cách này chỉ có hiệu lực trong thời gian ngắn (khoảng 30s).

Do vậy tất cả đều phụ thuộc vào tính cẩn trọng của các bạn trong công việc soạn và gửi email ra bên ngoài, đặc biệt là cho các đối tác, Ban Quản Lý Dự An, Chủ Đầu Tư, Tư Vấn Giám Sát với những thông tin quan trọng.

Đừng để những rắc rối do việc soạn thảo lỗi hoặc gửi nhầm email gây ra ảnh hưởng đến hình ảnh công ty.

Lời kết

Như vậy KQT Blog đã hướng dẫn bạn cách soạn email chuyên nghiệp để phục vụ tốt hơn cho công việc của bạn, chúc các bạn thành công!

Bài viết được viết bởi Kiều Quang Thắm tại kieuquangtham.com!

50 cuốn sách về phát triển cá nhân!

chia sẻ miễn phí 50 cuốn sách hay về phát triển cá nhân, hãy điền email bên dưới để nhận link chia sẻ miễn phí!

Đăng ký tại đây:

Bài viết đề xuất

0 0 votes
RATING
Đăng ký
Nhận thông báo
guest
0 BÌNH LUẬN
Inline Feedbacks
View all comments

gần 30GB dữ liệu sách nói về kinh doanh. hoàn toàn miễn phí!

Đây là kho sách nói về tư duy và các bài học kinh doanh, được chọn lọc từ các cuốn sách của những tác giả nổi tiếng trên khắp thế giới. Ví dụ: Làm chủ tư duy thay đổi vận mệnh - Adam Khoo, Cha giàu cha nghèo - Robert Kiyosaki, Tiền không phải là vấn đề - Bob Proctor...
Và nhiều cuốn sách hay khác đang chờ bạn khám phá!

TẶNG BẠN KHO SÁCH NÓI VỀ KINH DOANH
(MIỄN PHÍ)

Tặng bạn kho sách nói với gần 30GB dữ liệu, nghe trực tiếp mọi lúc mọi nơi qua Google Drive. Bạn có muốn sở hữu MIỄN PHÍ kho sách nói này không?

CONGRATULATION!

CHÚC MỪNG!

Bạn đã đăng ký thành công. Bấm nút bên dưới để nhận LINK SHARE 50 SÁCH Phát Triển Cá Nhân:

Combo khóa học Digital Marketing Online

Bộ Combo các khóa học về 12 lĩnh vực Digital Marketing Online như Google-Youtube-Affiliate-Wordpress-SEO-Web-Zalo-Tittok-Lazada-Shoppee-Photoshop-AI .., tất cả trong một ổ Goole Drive Share với giá chỉ 99K !!!

CONGRATULATION!

Chúc mừng!

Bạn đã gửi đăng ký thành công. Chúng tôi sẽ liên hệ với bạn trong thời gian sớm nhất.

Thank you so much!

CONGRATULATION!

Bạn đã đăng ký thành công
hãy nhấn nút để tải file về

CONGRATULATION!

Chúc mừng! Bạn đã đăng ký thành công. Bấm nút bên dưới để nhận LINK SHARE 30GB kho sách nói kinh doanh:

Combo khóa học Digital Marketing Online

Bộ Combo các khóa học về 12 lĩnh vực Digital Marketing Online như Google-Youtube-Affiliate-Wordpress-SEO-Web-Zalo-Tittok-Lazada-Shoppee-Photoshop-AI .., tất cả trong một ổ Goole Drive Share với giá chỉ 99K !!!